一、证照分类
常用分类方式：按证照性质分类（经营性、资产性、荣誉性或资质性）及证照类型分类（营业执照、税务登记证、法人一证通等）或按平台分类（××公司、××子公司、×××项目）等。
在分类的基础上，根据档案管理规定，按分类进行存档及保管。
在分类表的基础上，设置各类提醒，避免错过证照的更新、年检、换证或延期等工作。
二、使用权限划分
风险描述：
（1）涉密资料如未划分使用权限，容易发生超密级使用或泄密情况。
（2）证照电子版无序使用或外流，造成泄密或管理风险。
建议措施：
（1）参考公司密级管理规定，制定相应的使用、浏览权限。
（2）指定电子档案的保存和对外使用规范、电子档案加水印及加密（不能打印或复制）。
三、证照问题遗失及处理
风险描述：
（1）日常借用过程中，发生不明不白的遗失。
（2）日常管理过程中，发生不明不白的遗失。
建议措施：
（1）证照及资料由专人负责统一保管。
（2）对于借阅、借用、复印证照资料的登记，应填写统一表单或电子流程，写明事由及拟用证照资料名称、归还期限等，并经上级同意的签名或流程，再办理实物交接手续。
（3）凡借阅、借用证照资料，必须设定提醒，催促借用人在申请日期内归还，不能按时归还的应请延期，必须重新申请。