一、证照分类
常用分类方式:按证照性质分类(经营性、资产性、荣誉性或资质性)及证照类型分类(营业执照、税务登记证、法人一证通等)或按平台分类(××公司、××子公司、×××项目)等。
在分类的基础上,根据档案管理规定,按分类进行存档及保管。
在分类表的基础上,设置各类提醒,避免错过证照的更新、年检、换证或延期等工作。
二、使用权限划分
风险描述:
(1)涉密资料如未划分使用权限,容易发生超密级使用或泄密情况。
(2)证照电子版无序使用或外流,造成泄密或管理风险。
建议措施:
(1)参考公司密级管理规定,制定相应的使用、浏览权限。
(2)指定电子档案的保存和对外使用规范、电子档案加水印及加密(不能打印或复制)。
三、证照问题遗失及处理
风险描述:
(1)日常借用过程中,发生不明不白的遗失。
(2)日常管理过程中,发生不明不白的遗失。
建议措施:
(1)证照及资料由专人负责统一保管。
(2)对于借阅、借用、复印证照资料的登记,应填写统一表单或电子流程,写明事由及拟用证照资料名称、归还期限等,并经上级同意的签名或流程,再办理实物交接手续。
(3)凡借阅、借用证照资料,必须设定提醒,催促借用人在申请日期内归还,不能按时归还的应请延期,必须重新申请。